1. Pengar
Användningen av pappersbaserade och icke sökbara dokument kostar pengar … mycket pengar.
I ett företag som hanterar hundra dokument per dag så understiger dessa kostnader sällan 150.000 kr per år. Med ett intelligent arkivsystem är det möjligt att minska detta till bara 1,85 % av denna kostnad och för alla företag är detta en betydande besparing.
2. Tid
De mest betydande kostnaderna är relaterade till den tid som de anställda ägnar sig åt arkivering, sökande efter eller bearbetande av information från dokument. Ett digitalt dokumenthanterings-
system (arkiv) minskar den tiden betydligt som det tar för oss att (till exempel) spara ett dokument på rätt ställe med intelligens för att lägga till metadata (nyckelmarkörer) som gör arkivering enklare, snabbare och mer exakt och minskar avsevärt användarens del i processen. Det är också viktigt att bygga en sökbar matris som hjälper till att hitta de dokument som vi letar efter på en bråkdel av tiden.
3. Huvudvärk
Att förlora ett dokument är åtminstone jobbigt och i värsta fall kan det kosta betydande belopp och potentiellt exponera ett företag för rättsliga åtgärder. Det sägs att behöva gå tillbaka och skapa bara ett enda dokument kostar ca 1 500 kronor och det är inte svårt att förlora ett dokument. Men att hantera ett stort antal dokument, inte bara ökar risken för att dokument ska försvinna. Det gör det också mycket svårare att garantera sekretessen för kritisk dokumentation och garantera bevarandet och integriteten av all information i din verksamhet.
4. Kunder, leverantörer och missnöjda tredje parter
När du automatiserar arbetsuppgifter med hjälp av ett intelligent arkivsystem så minskar du den mängden tid som typiska traditionella affärsprocesser behöver för att slutföras. Detta innebär att företag kan uppnå snabbare och mer tillförlitliga processer för kontraktshantering, fakturering, incidenthantering, HR, CRM och mycket mer, och som i sin tur innebär snabbare och mer exakta processer.
5. Skydda din data och dina affärshemligheter
Att ha dina dokument lagrade på flera användares hårddiskar, Filserver eller stora säkerhetskopior kan tyckas bra vid en katastrof men det betyder inte att det hjälper dig att veta vad som lagras där eller hur du styr åtkomsten till det. Det är inte heller något som lämpar sig för att lätt hitta och använda specifika handlingar (t ex HR CV, affärskontrakt, kundkommunikation, produktdokumentation e.t.c). Om du inte kan hitta ett dokument så måste du antingen återskapa det eller riskera att om det någonsin behövs så kan du råka ut för ekonomiska sanktioner.
Moderna intelligenta arkivsystem kan ge betydande besparingar i form av kostnader, tid, resurser och risk. Investera lite tid och titta på vad det kan göra för dig.